Haufig gestellte Fragen (FAQ)
Willkommen in unserem FAQ-Bereich! Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um die Projektsteuerung bei Bau- und Spezialprojekten. Unser Ziel ist es, Ihnen einen umfassenden Einblick in unsere Arbeitsweise, Dienstleistungen und Lösungsansätze zu bieten. Egal ob Sie Auftraggeber, Bauherr oder Partner sind, hier erhalten Sie wertvolle Informationen, die Ihnen helfen, Ihre Projekte erfolgreich umzusetzen.
Die Projektsteuerung im klassischen Sinne stellt die Übernahme delegierbarer Bauherrenaufgaben in einem Bauprojekt dar. Der Projektsteurer übernimmt die Aufgaben, die der Bauherr aus kapazitiven oder fachlichen Gründen nicht selber leisten kann. Projektsteuerung muss damit zwangsläufig im direkten Auftrag des Bauherrn erfolgen.
Die Projektsteuerung am Bau ist ein zentrales Element des Baumanagements. Bei hochkomplexen Bauvorhaben müssen 25 bis 30 verschiedene Planer, Sachverständige und andere Fachleute koordiniert werden. In der Regel sind auf Bauherrenseite dafür keine Kapazitäten vorhanden. Man delegiert die Leistung an die Projektsteuerung.
Die Projektsteuerung sorgt dafür, dass ein Projekt reibungslos ausgeführt wird. Das Ziel ist es, Abläufe so zu optimieren, dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen sowie die vereinbarte Bauqualität eingehalten werden. Vor allem bei Großprojekten und komplexen Projekte werden gerne ein oder mehrere Projektsteuerer eingesetzt.
Komplexe Bauvorhaben bergen für den Bauherrn ein großes Risiko, insbesondere was Kosten- und Terminsicherheit betrifft. Die einzige Möglichkeit, dieses Risiko zu minimieren, ist die Installation eines erfahrenen und professionellen Projektmanagements, welches die notwendigen Wege und Abläufe kennt.
Die koordinativen Aufgaben einer Generalplanung sind inhaltlich völlig andere, als die der Projektsteuerung. Der Generalplaner koordiniert, die an der Planung Beteiligten, die vertraglich seine eigenen Subunternehmer sind (Planungskoordination). Die Projektsteuerung übernimmt die Koordination, die der Bauherr leisten muss. Er hat gegenüber dem Generalplaner u.a. auch eine Kontrollpflicht. Wird die Projektsteuerung mit beim Generalplaner beauftragt, ist die Unabhängigkeit nicht mehr gegeben!
Der Projektsteuerer muss deutlich vor dem Start des konventionellen Planungsprozesses beginnen. Insbesondere in der Phase der „Projektvorbereitung“ kann er maßgeblich zum Projekterfolg beitragen. In der Phase passieren aus Unerfahrenheit die meisten Fehler, die später nur mit deutlich höherem und zeitlichen Aufwand kompensiert werden müssen.
Der DVP definiert Projektmanagement wie folgt: Projektmanagement ist die Wahrnehmung von Auftraggeberfunktionen bei der Realisierung von Bau- und Immobilienprojekten technischer und wirtschaftlicher zum Teil auch rechtlicher Hinsicht. Projektmanagement kann sowohl Leistungen der Projektsteuerung (externe Unterstützung) wie auch der Projektleitung (Bauherr) umfassen.“
Der DVP definiert Projektleitung wie folgt: „Projektleitung umfasst die Wahrnehmung von Auftraggeberfunktionen bei der Realisierung von Bau- und Immobilienprojekten im Sinne von Weisungs- und Entscheidungsbefugnissen und in der Regel Ergebnisverantwortung (Linienfunktion). Der Projektleiter ist in der Regel ein verantwortlicher Mitarbeiter des Bauherrn.
Der DVP definiert Projektsteuerung wie folgt: „Projektsteuerung betrifft die Wahrnehmung von Auftraggeberfunktionen bei der Realisierung von Bau- und Immobilienprojekten beratender Funktion (Stabsfunktion).“ Er ist quasi die rechte Hand des Projektleiters und übernimmt alle Aufgaben, die dieser aus kapazitiven oder fachlichen Gründen nicht leisten kann.
Die Projektsteuerung ist Teil des Projektmanagements. Das Projektmanagement teilt sich in der Theorie in Projektleitung und Projektsteuerung auf.
Projektmanager überwachen den gesamten Bauprozess, koordinieren die Planung und Ausführung, verwalten Ressourcen, überwachen den Fortschritt, identifizieren und lösen Probleme sowie kommuniziere regelmäßig mit allen Projektbeteiligten.
Projektleitung und Projektsteuerung übernehmen das bauherrenseitige Projektmanagement. In der Regel ist der Projektleiter ein Angestellter des Bauherren, der die Gesamtverantwortung (auch Budgetverantwortung) innehat. In vielen Fällen reichen die kapazitiven und fachlichen Ressourcen der Projektleitung nicht aus. Man delegiert große Teile der Aufgabe an die externe Projektsteuerung. Beide Disziplinen gehören inhaltlich zusammen.
Im Grunde geht es um die Entscheidungs-, Weisungs- und Durchsetzungsbefugnis. Der Projektleiter trifft Entscheidungen und erteilt Anweisungen, während der Projektsteuerer eine beratende Funktion hat und dafür sorgt, dass das Bauvorhaben auf Kurs bleibt.
Wenn im eigenen Unternehmen Erfahrungen mit Bauprojekten fehlen, das Projekt besonders komplex ist oder die Kapazitäten nicht ausreichen, kann es sinnvoll sein, einen Projektsteuerer einzuschalten.
Das Leistungsbild der Projektsteuerung ist sehr umfangreich und wurde von der AHO-Fachkommission vor allem in Heft 9 und Heft 19 definiert. Schwerpunkte sind:
- Aufbau der Organisations- und Ablaufstrukturen beim Bauherrn (Organigramm, Abläufe der Beschaffung von Planer- und Ausführungsleistungen, Abläufe der Rechnungsprüfungen, Ablagesystem, usw.
- Moderation der Bedarfsanalyse, um zum Start der konventionellen Planung belastbare Planerspezifikationen zu haben.
- Aufbau eines detaillierten Projektcontrollings, um z.B. jederzeit sagen zu können, mit welchem finanziellen Aufwand das Projekt enden werden wird.
- Führung des Rahmenterminplanes und des Vergabeterminplanes
- Aufbau eines Reportings an Geschäftsleitung, SteerCo und Fördermittelgeber
- Inszenieren & dirigieren aller Abläufe, die in den Vorbereitungs- , Planungs- und Bauprozess integriert werden müssen
- Auswahl des Teams von Planern & Gutachtern
- Koordinierung & Kontrolle der Projektbeteiligten
- Mitwirken bei Vertragsthemen
- Projektvorbereitung
- Planung
- Ausführungsvorbereitung
- Ausführung
- Abschluss
Die Honorarabrechnung für Architekten und Ingenieure – kurz HOAI – regelt die Leistungsvergütung von Architekten und Ingenieuren in den Bereichen Architektur, Stadtplanung und Bauwesen. Die HOAI legt fest, welches Honorar ein Bausachverständiger oder Architekt für seine Leistungen verlangen sollte. Seit 01.01.2021 ist die Honorarordnung für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI) kein verbindliches Preisrecht mehr.
Diese Leistungs- und Honorarordnung beinhaltet Vergütungsvorschläge für Projektmanagementleistungen. Sie wurde von der AHO-Fachkommission erarbeitet.
Kostenmanagement bezeichnet den Prozess der Schätzung, Zuweisung und Kontrolle der Kosten eines Projekts. Es ermöglicht einem Unternehmen, zukünftige Ausgaben vorherzusehen und die Wahrscheinlichkeit von Budgetüberschreitungen zu senken. Die erwarteten Kosten werden während der Planungsphase eines Projekts berechnet und müssen vor Beginn der Arbeit abgesegnet werden. Während der Umsetzung des Projektplans werden die Ausgaben dokumentiert und verfolgt, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen des Kostenmanagementplans bleiben. Nach Abschluss des Projekts werden die erwarteten Kosten mit den tatsächlichen Kosten verglichen, um Erkenntnisse für zukünftige Kostenmanagementpläne und Projektbudgets zu gewinnen.
Kostenkontrolle bezieht sich auf die Überwachung und Verwaltung von Projektaufwendungen sowie die Vorbereitung auf mögliche finanzielle Risiken. Der Projektmanager ist normalerweise dafür verantwortlich. Die Kostenkontrolle umfasst nicht nur das Budgetmanagement, sondern auch die Planung und Vorbereitung auf potenzielle Risiken. Risiken können zu Rückschlägen bei Projekten führen und manchmal auch unerwartete Kosten verursachen. Wenn Sie sich jedoch darauf vorbereiten, können Sie Zeit und möglicherweise auch Geld für Ihr Team sparen.
Das Stakeholdermanagement ist eine besondere Leistung nach AHO Heft 19. Ein Projekt bewegt sich immer in einem Umfeld und wird von den Projektbeteiligten geprägt. Das Umfeld und die Projektbeteiligten sowie die von außen einwirkenden Umständen sind bei der Projektdurchführung zu berücksichtigen. Insbesondere bei Großprojekten wird häufig kritisiert, dass die Einflüsse der Projektbeteiligten (Stakeholder) vernachlässigt werden. Stakeholder eines Projektes sind Gruppen oder Individuen, die von diesem Projekt in irgendeiner Form betroffen sind.
Das Multiprojektmanagement ist eine besondere Leistung nach AHO Heft 19. Multiprojektmanagement bezeichnet den organisatorischen und prozessualen Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte in einer definierten Organisation. Es umfasst die Planung, übergreifende Überwachung und Steuerung.
Das Risikomanagement ist eine besondere Leistung nach AHO Heft 19. Die Definition des Begriffs "Risikomanagement" besagt, dass es sich um koordinierte Aktivitäten handelt, die dazu dienen, eine Organisation in Bezug auf Risiken zu lenken und zu steuern. Diese Definition ist so offengehalten, dass sie für verschiedene Branchen, wie beispielsweise die Versicherungs- oder Bauwirtschaft, gültig ist. Im Leistungsbild der Bauwirtschaft lässt sich diese Definition jedoch konkreter formulieren: "Risikomanagement bezeichnet die systematische Förderung des Projekterfolgs durch die Erkennung von Risiken und die Beeinflussung ihrer Eintrittswahrscheinlichkeiten oder Auswirkungen." (DVP 2014, S. 53)
Ein Gantt-Diagramm ist eine Tabelle, die den Verlauf eines Projekts und alle damit verbundenen Elemente anschaulich darstellt. Es wurde erstmals 1896 von Karol Adamiecki erfunden. Henry Gantt entwickelte im ersten Jahrzehnt des 20. Jahrhunderts seine eigene Version, die einen Projektzeitplan darstellt. Gantt-Diagramme sind ein nützliches Hilfsmittel, um den gesamten Verlauf von einem oder mehreren Projekten abzubilden. Sie zeigen, welche Aufgaben von anderen abhängig sind, und welche Meilensteine anstehen.
Die DIN 276 ist eine DIN-Norm, die im Bauwesen zur Ermittlung der Projektkosten sowie als Grundlage für die Honorarberechnung nach HOAI für Architekten und Ingenieure und nach AHO für Projektsteuerer dient.
Im Wesentlichen werden in der DIN 276 folgende fünf Stufen der Kostenermittlung und die Kostengliederung festgelegt.
- Kostenrahmen
- Kostenschätzung
- Kostenberechnung
- Kostenanschlag
- Kostenfeststellung
Die Phase 0 ist ein rechtlicher geschützter Begriff der Vollack Gruppe. Sie ist vergleichbar mit der Leistungsphase 0 nach HOAI und findet in der Projektphase 1 nach AHO-Fachkommission statt.
Grob gesagt spricht man 1,5 – 3 % der Bausumme. Es handelt sich dabei jedoch um eine sehr grobe Orientierung. Grundsätzlich kann das Honorar frei vereinbart werden. Als Orientierung dient die Honorarordnung der AHO-Fachkommission.
Ein Projektsteuerer sollte ein fundiertes Verständnis für Bau- und Immobilienprojekte haben, über ausgezeichnete Kommunikations- und Führungsqualitäten verfügen, Erfahrung im Projektmanagement besitzen und idealerweise über eine entsprechende Ausbildung oder Zertifizierung verfügen.
Die Kommunikation zwischen Projektteam und Auftraggeber ist entscheidend. Projektsteuerer stellen sicher, dass alle relevanten Informationen transparent ausgetauscht werden, regelmäßige Meetings abgehalten werden und alle Parteien auf dem neuesten Stand sind, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Dafür definieren wir zu Beginn des Projektes mit dem Bauherrn und den Fachplanern, welche Kanäle genutzt werden.
Projektziele werden in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber festgelegt und klar definiert. Projektsteuerer überwachen den Fortschritt anhand vordefinierter Meilensteine und KPIs, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden, und passen bei Bedarf die Strategie an.
Typische Herausforderungen umfassen Budgetüberschreitungen, Zeitverzögerungen, Konflikte zwischen Projektbeteiligten und unvorhergesehene Risiken. Projektsteuerer identifizieren frühzeitig potenzielle Probleme, entwickeln Lösungsstrategien und arbeiten eng mit dem Team zusammen, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
Technologie kann die Projektsteuerung durch den Einsatz von Projektmanagement-Software, BIM (Building Information Modeling), digitalen Planungstools und Echtzeit-Kommunikationsplattformen verbessern, um die Effizienz, Genauigkeit und Zusammenarbeit zu steigern. Die deutsche Baubranche befindet sich aktuell im Wandel. Es werden immer mehr Tools und Möglichkeiten entwickelt, die helfen, die Branche zu digitalisieren.
Nachhaltigkeit spielt eine immer wichtigere Rolle im Projektmanagement, da umweltfreundliche Baupraktiken und grüne Technologien zunehmend gefordert werden. Projektsteuerer fördern nachhaltige Lösungen und beraten den Auftraggeber bei der Implementierung entsprechender Maßnahmen.
Die Qualitätssicherung erfolgt durch klare Spezifikationen, regelmäßige Inspektionen, Überprüfung der Arbeitsergebnisse und Einhaltung relevanter Standards und Vorschriften. Projektsteuerer überwachen diese Prozesse und greifen bei Bedarf ein, um die Qualität sicherzustellen.
Im Projektmanagement müssen rechtliche Aspekte wie Verträge, Genehmigungen, Haftung und Versicherung sorgfältig beachtet werden. Projektsteuerer arbeiten eng mit Rechts- und Fachexperten zusammen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Projektsteuerer können aufgrund der vielfältigen Projekte auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen und wissen, was in der Praxis funktioniert. Sie sprechen jedoch lediglich Empfehlungen aus und ersetzen keineswegs die Rechtsberatung.
Zukünftige Trends im Bau-Projektmanagement umfassen die verstärkte Nutzung digitaler Technologien, den Einsatz von KI und IoT, die Integration von Nachhaltigkeitspraktiken und die verstärkte Zusammenarbeit in der Lieferkette.